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擺脫無(wú)效忙碌，解鎖高效工作密碼

你是否常常陷入這樣的工作狀態(tài)：馬不停蹄地穿梭于各種會(huì)議之間，微信消息提示音此起彼伏，讓你應(yīng)接不暇，在多項(xiàng)任務(wù)中頻繁切換注意力，忙得暈頭轉(zhuǎn)向。然而，一天下來(lái)，看似忙碌不已，實(shí)際成果卻寥寥無(wú)幾。面對(duì)這樣的工作困局，我們?cè)撊绾纹凭帜兀拷酉聛?lái)，就跟隨筆記君一同走進(jìn)今天的文章，相信定能引發(fā)你的深度思考。

《浪潮之巔》的作者吳軍，在《得到》專欄中分享了 Google 剛進(jìn)入中國(guó)時(shí)的一則故事。

起初，Google 總部對(duì)中國(guó)研發(fā)團(tuán)隊(duì)的評(píng)價(jià)極低，原因在于他們“出工不出活兒”，北京三四個(gè)工程師的工作效率，甚至比不上總部的一個(gè)工程師。

吳軍深入分析后發(fā)現(xiàn)，這些工程師缺乏找到關(guān)鍵工作并優(yōu)先完成的能力。當(dāng)時(shí)，中國(guó)研發(fā)團(tuán)隊(duì)全員都是新人，無(wú)人指導(dǎo)他們?nèi)绾胃咝ч_(kāi)展工作；而 Google 總部新員工占比較小，在經(jīng)驗(yàn)豐富的員工帶動(dòng)下，新員工能迅速掌握工作技能。

在隨后的兩年里，Google 總部的工程師陸續(xù)前往中國(guó)，幫助中國(guó)團(tuán)隊(duì)梳理工作流程；同時(shí)，中國(guó)團(tuán)隊(duì)也前往總部交流學(xué)習(xí)。經(jīng)過(guò)這一系列的努力，中國(guó)研發(fā)團(tuán)隊(duì)的工作狀況得到顯著改善，最終贏得了總部的認(rèn)可。

就連 Google 這樣一群高智商的工程師，都需要學(xué)習(xí)正確的工作方法才能提升產(chǎn)出，更何況我們大多數(shù)人呢？

一直以來(lái)，我們都認(rèn)為，只要一個(gè)人智商情商正常，且具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)和工作意愿，就一定能取得優(yōu)異的成績(jī)。然而，在職場(chǎng)中，我們常常看到這樣一類人：他們學(xué)習(xí)意愿強(qiáng)烈，工作也十分努力，但工作產(chǎn)出卻不盡如人意。究竟是什么導(dǎo)致了這種差距呢？

通過(guò)對(duì)比高產(chǎn)出人群與低產(chǎn)出人群的工作方式，我們發(fā)現(xiàn)低產(chǎn)出者普遍存在以下三個(gè)問(wèn)題。

問(wèn)題一：只聚焦任務(wù)，忽視目標(biāo)

假設(shè)你的老板正在飛機(jī)上，一小時(shí)后降落，落地后需要給客戶做一場(chǎng)重要匯報(bào)，而你需要為他制作一份 PPT。但由于你時(shí)間預(yù)估失誤，PPT 制作得十分倉(cāng)促，還發(fā)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)缺失，此時(shí)你會(huì)怎么做？

低效人士往往會(huì)瘋狂地尋找缺失的數(shù)據(jù)，最終可能數(shù)據(jù)找到了，但 PPT 要么沒(méi)做完，要么質(zhì)量不高。

一般人則會(huì)尋求他人幫助一起找數(shù)據(jù)。

而高效人士則會(huì)根據(jù)老板此次匯報(bào)的目的，評(píng)估這些數(shù)據(jù)在匯報(bào)中的重要性。如果數(shù)據(jù)作用不大，他們會(huì)將時(shí)間花在完善 PPT 的重要頁(yè)面上；如果數(shù)據(jù)至關(guān)重要，他們會(huì)尋求他人協(xié)助，或者尋找替代數(shù)據(jù)。

這三類人之間的差距，本質(zhì)上是任務(wù)導(dǎo)向與目標(biāo)導(dǎo)向的差異。

高潛力人才往往具備一些共性，擁有這些共性的人，無(wú)論從事何種工作都能表現(xiàn)出色；反之，缺乏這些共性的人，在工作中往往會(huì)困難重重。其中，Result-driven（結(jié)果驅(qū)動(dòng)）就是一項(xiàng)重要共性。

高產(chǎn)出的人，并非動(dòng)作更快，而是更善于判斷哪些事情對(duì)結(jié)果影響最大，然后想盡一切辦法確保結(jié)果達(dá)成，而非死守既定的工作任務(wù)。

實(shí)際上，結(jié)果驅(qū)動(dòng)不僅是一種工作習(xí)慣，更是一種思維方式。例如，很多人常常會(huì)問(wèn)：“如何才能對(duì)一個(gè)行業(yè)有深入的了解？”不妨換個(gè)角度思考，問(wèn)問(wèn)自己：“深入了解行業(yè)的目的是什么？是為了贏得客戶的信任，還是為了在老板面前展現(xiàn)自己的進(jìn)步？”

假設(shè)你希望獲得客戶的信任，讓他們覺(jué)得你懂他們，那么你需要做的，就是了解該行業(yè)客戶的痛點(diǎn)，針對(duì)這些痛點(diǎn)深入研究分析，形成有價(jià)值的見(jiàn)解，并適時(shí)與客戶溝通交流。

了解一個(gè)行業(yè)是一個(gè)龐大的課題，如果沒(méi)有明確的目標(biāo)，根本無(wú)從下手。因此，缺乏結(jié)果驅(qū)動(dòng)的思維，僅僅局限于完成工作任務(wù)，最終只能是“出工不出活兒”。

問(wèn)題二：應(yīng)激式工作，而非統(tǒng)籌式工作

仔細(xì)觀察身邊的同事，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，那些整天忙忙碌碌、手忙腳亂、在不同任務(wù)之間頻繁切換的人，工作效率往往并不高?？粗麄児ぷ?，就像在玩打地鼠游戲，剛打完一個(gè)，另一個(gè)又冒出來(lái)，讓人也跟著焦慮起來(lái)。

而另一類人，他們做事專注、條理清晰，看似淡定從容，卻能默默攻克各種難題。

兩者的差距在于，前者采用應(yīng)激式工作方式。他們每天上班的第一件事不是規(guī)劃當(dāng)天的工作，而是直接投入工作，導(dǎo)致下班時(shí)還有很多重要的事情沒(méi)做完。此外，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的任務(wù)、客戶突然提出的要求、同事緊急索要的數(shù)據(jù)，他們都會(huì)放下手頭的工作去處理，最終在任務(wù)切換上耗費(fèi)了大量精力，這種工作方式顯然效率低下。

那么，高效的工作方式應(yīng)該是怎樣的呢？答案是統(tǒng)籌式工作。

真正的統(tǒng)籌式工作具有以下特征：

• 有計(jì)劃地工作我通常會(huì)在周日晚上制定好下周每天的工作計(jì)劃，每天早上再細(xì)化當(dāng)天的工作安排。在工作過(guò)程中，任務(wù)清單始終保持開(kāi)啟狀態(tài)，實(shí)時(shí)更新。完成一項(xiàng)任務(wù)就刪除一項(xiàng)，臨時(shí)增加的任務(wù)則插入相應(yīng)的時(shí)間段。當(dāng)天無(wú)法完成且不緊急的任務(wù)，我會(huì)調(diào)整到第二天。

這種方式能讓我對(duì)工作有很強(qiáng)的掌控感，無(wú)論遇到多少任務(wù)，都能從容應(yīng)對(duì)。當(dāng)然，在制定計(jì)劃時(shí)，要為高價(jià)值問(wèn)題分配足夠的時(shí)間，因?yàn)榇蟛糠秩嗽?80%的時(shí)間里做的是無(wú)用功，根本原因就是沒(méi)有搞清楚真正需要解決的問(wèn)題。

• 形成固定的時(shí)間習(xí)慣例如，上午精力充沛時(shí)處理需要深度思考的工作；在交通工具上聽(tīng)書學(xué)習(xí)；飯后效率較低時(shí)集中回復(fù)微信消息和留言；等人時(shí)構(gòu)思文章主題；疲勞時(shí)刷公眾號(hào)放松；傍晚與團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)；晚上做簡(jiǎn)單總結(jié)。

這種習(xí)慣一方面能將不同難度的工作與自身效率的高低峰相匹配，實(shí)現(xiàn)效率最大化；另一方面，能清楚地知道在不同時(shí)間段適合做什么，避免一有碎片時(shí)間就習(xí)慣性地刷朋友圈。

• 及時(shí)記錄、每天總結(jié)當(dāng)你在工作時(shí)，老板突然布置任務(wù)，客戶又提出問(wèn)題，你會(huì)怎么做呢？很多人會(huì)立刻放下手頭的工作去處理臨時(shí)任務(wù)，但更好的做法是：如果任務(wù)不是十萬(wàn)火急，先用關(guān)鍵詞快速記錄在筆記本上，無(wú)需過(guò)多思考，然后馬上回到原來(lái)的任務(wù)，完成后再查看筆記本。

此外，在一天的工作中，要記錄學(xué)到的新知識(shí)、犯過(guò)的錯(cuò)誤，因?yàn)椴患皶r(shí)記錄，很快就會(huì)忘記，導(dǎo)致重復(fù)犯錯(cuò)。這些記錄晚上需要進(jìn)行整理。

記錄還有一個(gè)好處，就是能減輕大腦負(fù)擔(dān)。日常例行工作和常犯的錯(cuò)誤都可以列成清單，畢竟大腦是用來(lái)思考的，不要把能用筆完成的事情強(qiáng)加給大腦。

問(wèn)題三：幾乎從不“偷懶”

“懶癌”其實(shí)是第一生產(chǎn)力。仔細(xì)想想，我們生活中的許多創(chuàng)新不都是源于“懶”嗎？不想走路，于是有了汽車；不想爬樓，于是有了電梯；不想打掃，于是有了掃地機(jī)器人……

工作中的大部分任務(wù)都是重復(fù)性的，我們可以在第一次完成時(shí)搭建好框架。例如，每周都要做的數(shù)據(jù)分析，可以建立一張 Excel 表格，將需要分析的參數(shù)設(shè)置好公式，每周只需將導(dǎo)出的源數(shù)據(jù)粘貼進(jìn)去，刷新后參數(shù)就會(huì)自動(dòng)生成，然后根據(jù)參數(shù)得出結(jié)論即可。

這里所說(shuō)的“偷懶”，不僅包括善用工具，還包括善用他人。比如，你從未做過(guò)數(shù)據(jù)分析，可以先參考前人的經(jīng)驗(yàn)；如果你有團(tuán)隊(duì)或?qū)嵙?xí)生，就不要做他們能完成的工作；運(yùn)營(yíng)社群時(shí)，建立一套群主激勵(lì)機(jī)制，比自己親自擔(dān)任群主要高效得多。

以上三個(gè)讓你 Work Smart 的工作方式，聽(tīng)起來(lái)并不復(fù)雜，而且你可能也聽(tīng)說(shuō)過(guò)。但為什么很多人做不到呢？

• 工作環(huán)境限制很多人的工作性質(zhì)并非結(jié)果導(dǎo)向型，而是任務(wù)導(dǎo)向型。他們的工作要求只是完成任務(wù)，無(wú)需了解背后的原因。而且，領(lǐng)導(dǎo)可能更注重考核努力程度和工作量，而非工作成果。

實(shí)際上，工作性質(zhì)對(duì)一個(gè)人的思維方式和行為習(xí)慣的影響遠(yuǎn)超想象。

• 缺乏資深人士輔導(dǎo)從開(kāi)頭的案例可以看出，即使是 Google 這樣優(yōu)秀的工程師團(tuán)隊(duì)，在從校園進(jìn)入公司后，也需要有經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行輔導(dǎo)。

然而，很多公司并不像 Google 那樣重視對(duì)新人工作方式的培養(yǎng)，沒(méi)有將 Work Smart 放在重要位置。他們往往只注重教員工“做什么”（What），即需要完成哪些任務(wù)、使用什么工具等，卻忽略了“如何做”（How），即如何聰明地完成這些任務(wù)，以及“為什么做”（Why），即這些任務(wù)對(duì)公司和客戶有什么幫助、要達(dá)到什么目的。這導(dǎo)致員工的才能無(wú)法充分發(fā)揮，缺乏成就感。

• 思維方式固化部分人在工作多年后，會(huì)意識(shí)到工作性質(zhì)和工作環(huán)境帶來(lái)的負(fù)面影響，想要做出改變。然而，從學(xué)校踏入社會(huì)的這幾年，是思維和工作方式形成的關(guān)鍵時(shí)期。如果任務(wù)導(dǎo)向、應(yīng)激式努力、悶頭蠻干的工作方式在大腦中根深蒂固，形成了下意識(shí)思維，就很難扭轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)。

學(xué)會(huì)深度工作，拯救專注力

• 避免分心，專注當(dāng)下科學(xué)研究表明，一旦大腦習(xí)慣了隨時(shí)分心，即使你想專注，也很難擺脫這種習(xí)慣。例如，在排隊(duì)等 5 分鐘或者在餐廳等朋友時(shí)，如果你習(xí)慣用刷手機(jī)來(lái)打發(fā)時(shí)間，那么你的大腦可能已經(jīng)被重新編排，從某種程度上說(shuō)，就像研究所提到的“心智殘疾”。此時(shí)，你的大腦可能已經(jīng)無(wú)法勝任深度工作，即使你經(jīng)常安排時(shí)間訓(xùn)練專注力，效果也會(huì)大打折扣。

• 像羅斯福一樣高效工作美國(guó)第 32 任總統(tǒng)羅斯福在學(xué)生時(shí)代興趣愛(ài)好廣泛，包括拳擊、摔跤、健身、舞蹈、閱讀詩(shī)歌和自然學(xué)等，他把課余時(shí)間都投入到了這些愛(ài)好中。然而，他的學(xué)習(xí)成績(jī)卻十分優(yōu)異，大一 7 門課程中有 5 門優(yōu)秀。

他是如何做到的呢？從上午 8 點(diǎn)半到下午 4 點(diǎn)半這 8 個(gè)小時(shí)里，他預(yù)留出時(shí)間用于背誦、班級(jí)課程、體育鍛煉（通常每天一次）和午飯，其余時(shí)間全部用于專注學(xué)習(xí)。

通過(guò)在這些時(shí)間段內(nèi)集中精力攻讀課業(yè)，他實(shí)現(xiàn)了時(shí)間的高效利用。這個(gè)策略要求我們?cè)谌粘９ぷ髦?，不時(shí)地像羅斯福一樣發(fā)起沖鋒。

具體來(lái)說(shuō)，找出一項(xiàng)優(yōu)先級(jí)很高的深度任務(wù)（即需要深度工作才能完成的任務(wù)），估算出通常完成此類任務(wù)所需的時(shí)間，然后設(shè)定一個(gè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于估算時(shí)間的硬性截止期限。每一次沖鋒都是一次抵抗分心刺激的過(guò)程，實(shí)踐越多，抵抗力越強(qiáng)，專注度也會(huì)越高。

• 進(jìn)行有成果的冥想在身體勞作而心智空閑的時(shí)候，比如走路、慢跑、淋浴時(shí)，將注意力集中到一件定義明確的專業(yè)難題上。根據(jù)個(gè)人專業(yè)不同，這個(gè)難題可能是為一篇文章列提綱、寫一篇講話稿，或者是打磨一個(gè)商業(yè)策略。就像佛教的打坐一樣，你的注意力可能會(huì)分散或停滯，但必須不斷地將其重新集中到當(dāng)前的問(wèn)題上。

• 遠(yuǎn)離社交媒體在網(wǎng)絡(luò)使用習(xí)慣上，運(yùn)用關(guān)鍵少數(shù)法則（二八法則）。該法則指出，在許多情境中，80%的已知效果源自 20%的可能原因。這意味著，只有最重要的 2 - 3 個(gè)活動(dòng)將決定我們能否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

因此，我們應(yīng)該把花在低影響力活動(dòng)上的時(shí)間（比如在微信上與老朋友閑聊）轉(zhuǎn)移到高影響力的活動(dòng)上（比如和一位好朋友共進(jìn)午餐），這樣就能更接近目標(biāo)。所以，放棄使用一款網(wǎng)絡(luò)工具的邏輯是放棄它帶來(lái)的小益處，轉(zhuǎn)而專注于已知能帶來(lái)更大益處的活動(dòng)。

• 減少網(wǎng)絡(luò)消遣如今，很多人都被手機(jī)“綁架”，恨不得一天 24 小時(shí)都拿著手機(jī)刷新聞、打游戲或者聊天。如果只是抱著打發(fā)時(shí)間、消遣的心態(tài)刷手機(jī)，很可能會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間。

如果想擺脫手機(jī)的“控制”，不妨給大腦找一些高質(zhì)量的替代活動(dòng)，比如閱讀、鍛煉身體、與良師益友交往。

結(jié)語(yǔ)

上班前，首先要根據(jù)工作的輕重緩急進(jìn)行排序，明確當(dāng)天最重要的幾件事，在完成這幾件事之前，堅(jiān)決不做其他無(wú)關(guān)緊要的小事。

下班后，及時(shí)復(fù)盤當(dāng)天的時(shí)間分配情況，思考為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的時(shí)間安排。如果效率高，思考如何保持；如果效率低，思考如何改進(jìn)。

如此循環(huán)往復(fù)，嚴(yán)格執(zhí)行。相信你一定能實(shí)現(xiàn)更快的成長(zhǎng)。

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